Le représentant permanent d'une personne morale, administrateur d'une société anonyme ??" questions pratiques

1. Introduction

La loi du 2 août 2002, dite de « corporate gouvernance », prévoit que lorsqu’une personne morale est administrateur d’une société anonyme, elle doit désigner une personne physique en qualité de représentant permanent chargé de l’exécution de son mandat (Mutatis mutandis, il en va de même pour les personnes morales, gérant d’une sprl ainsi que pour les personnes morales qui sont membres des comités de direction.).

Il est fini le « bon vieux temps » où l’on pouvait se cacher ou se retrancher derrière une société-administrateur.

Cela dit, l’institution est nouvelle et diverses questions pratiques se posent.

2. Obligation de désigner un représentant permanent

La désignation d’un représentant permanent est obligatoire.

Aussitôt qu’elle est élue en qualité d’administrateur, la société doit désigner une personne physique en qualité de représentant permanent. Si elle néglige de le faire, elle ne peut tout simplement pas exercer son mandat. Son conseil d’administration ou son administrateur délégué sont sans pouvoir pour la représenter au sein du conseil d’administration de la société-administrée.

Si société-administrateur révoque son représentant permanent, elle doit simultanément désigner son successeur.

La société-administrateur ne peut désigner qu’un seul représentant permanent. Il n’est pas admis qu’elle désigne un représentant suppléant. Par contre, elle pourrait désigner à l’avance le successeur de son représentant permanent actuellement en fonction.

L’identité du représentant permanent doit être publiée aux annexes du Moniteur belge.

3. Pouvoir exclusif

Le représentant permanent exerce le mandat d’administrateur au nom et pour le compte de la société-administrateur, dans les mêmes conditions que s’il avait été lui-même désigné en qualité d’administrateur.

Son pouvoir est exclusif, en ce sens que le conseil d’administration ou l’administrateur délégué de la société-administrateur ne pourraient pas le remplacer au conseil d’administration de la société-administrée.

Ainsi, en cas de désaccord entre le représentant permanent et le conseil d’administration qui l’a désigné, seul compte la voix du représentant permanent …  jusqu’à ce qu’il soit révoqué.

4. Qui peut être représentant permanent ?

Le représentant permanent doit être désigné parmi les associés, les administrateurs ou les travailleurs de la société mandante.

A contrario, le délégué à la gestion journalière, un membre du comité de direction ou encore un administrateur d’une société sœur, s’ils n’ont pas en même temps la qualité d’associé, d’administrateur ou travailleur de la société-administrateur, ne pourront pas en être le représentant permanent.

Si le représentant permanent perd la qualité d’associé, d’administrateur ou de travailleurs, il est comme frappé d’interdiction ou d’incompatibilité et il ne peut poursuivre son mandat.

5. La représentation en cascade

Les représentations en cascade sont interdites : la société-administrateur doit être représentée directement par une personne physique. Elle ne pourrait se faire représenter par une personne morale qui serait elle-même représentée par une personne physique.

D’aucun admettent toutefois une exception à la règle lorsque la société-administrateur ne compte aucun travailleur ni aucune personne physique comme associé ou administrateur.

6. Le cumul est-il possible ?

Peut-on, au sein d’un même conseil d’administration, être le représentant permanent de plusieurs personnes morales ? Un administrateur personne physique peut-il, en même temps, être le représentant permanent d’un administrateur personne morale ?

La question est discutée, mais il semble bien que le cumul soit possible, pour autant que la collégialité du conseil d’administration soit assurée. Autrement dit, le cumul est admis, mais en tout état de cause, il faut qu’il y ait au moins trois personnes physiques autour de la table.